1. Почему важно организовать учёт остатков заранее
Даже если у вас пока всего 5–10 позиций, важно с первых поставок настроить учёт и контроль. Wildberries и другие маркетплейсы строго следят за наличием товара: отсутствие остатков или несоответствие может привести к блокировке карточек, отменам заказов и снижению рейтинга. На фулфилменте вы не видите свои товары напрямую, и любая ошибка в учёте превращается в дорогую проблему. Отсутствие учёта приводит к тому, что вы не знаете, что на складе осталось, какие позиции заканчиваются, где завис товар, что перемаркировали, а что ушло с браком. Если вы не управляете остатками — вы не управляете продажами.
Пример из практики: продавец одежды не следил за остатками и полагался на отчёты от фулфилмент-партнёра. В результате на складе остались десятки единиц старой коллекции, которую нельзя продать на Wildberries без обновления карточек. Он потерял полгода и более 150 000 рублей замороженных средств. Грамотный контроль остатков позволил бы вовремя запустить акцию или переместить товар в другие каналы продаж.
2. Выбор подходящей системы учёта: Excel, CRM или API
Первое, что нужно сделать — выбрать инструмент, через который вы будете отслеживать остатки. Если объёмы небольшие, можно начать с простой таблицы Excel или Google Sheets, где фиксируются артикулы, штрихкоды, количество на складе и остатки в резерве. Однако уже при росте до 30–50 SKU стоит переходить на CRM-систему или использовать специализированные платформы учёта. Многие фулфилмент-партнёры предоставляют личный кабинет с аналитикой, но зачастую он ограничен в возможностях.
Интеграция через API даёт максимальный контроль: вы получаете данные о приходах, списаниях, перемещениях, возвратах в реальном времени. Особенно это важно при работе с несколькими складами, акциями, разными маркетплейсами. Не экономьте на учёте: один день задержки в данных — это потеря прибыли или сбой логистики.
3. Артикуляция, маркировка и стандартизация хранения
Одна из частых проблем — отсутствие чёткой артикуляции и стандартизации. Каждый товар должен иметь уникальный артикул, штрихкод, наименование, размер, цвет и другие параметры, особенно если он представлен в разных вариациях. На складе без стандарта начинается путаница: один и тот же товар может быть учтён как два разных, или наоборот — два похожих спишутся как один. Это ведёт к списаниям, пересортице и штрафам от маркетплейса.
Маркировка — ключ к точности. Убедитесь, что на каждую единицу нанесён стикер с необходимой информацией (штрихкод, артикул, размер). Используйте типовые шаблоны, а не вручную набранные наклейки. Также стоит заранее договориться с фулфилмент-партнёром о правилах приёма, пересортицы, брака, возвратов: кто отвечает, как они маркируются, как отражаются в отчётах.
4. Регулярный пересчёт и сверка остатков
Даже при использовании автоматических систем учёта важно регулярно проводить сверки. Не реже раза в месяц заказывайте отчёты у партнёра, сравнивайте их с данными в вашей системе. При крупных оборотах — делайте это еженедельно. Сверки помогают выявить недостачи, пересортицу, неучтённые возвраты и технические сбои. Если склад допускает инвентаризацию — организуйте выборочный пересчёт на месте.
Также имеет смысл вести учёт в разрезе статусов: «на остатке», «в резерве», «в пути», «на пересортице», «ожидает утилизации». Это помогает не только контролировать товар, но и быстро принимать решения по пополнению или распродаже. Чем раньше выявлены ошибки — тем дешевле их исправление.
5. Автоматизация как путь к масштабированию
Когда бизнес растёт, вручную следить за остатками становится не только утомительно, но и рискованно. В этом случае единственный способ сохранить контроль — автоматизация. Подключение учётной системы с API, интеграции с фулфилмент-складом, CRM и маркетплейсами позволит выстроить единую систему управления запасами. Вы будете видеть точные данные по остаткам, понимать динамику продаж, предсказывать нехватку товара и формировать поставки заранее.
Пример из практики: предприниматель продавал косметику на двух маркетплейсах и пользовался Excel. После нескольких ошибок (двойные поставки, нехватка на складе, возвраты без учёта) он перешёл на CRM с интеграцией с Wildberries и складом. Через месяц прибыль выросла на 30% за счёт оптимизации остатков, сокращения брака и уменьшения объёмов возвратов.
